W uzasadnieniu wydanej decyzji organ zobowiązany jest do wyczerpującego wyjaśnienia zasadności przesłanek prawnych oraz innych okoliczności, które brał pod uwagę przy rozpatrywaniu sprawy.
Prawo do uzyskania wyczerpujących informacji zarówno o ogólnym przebiegu, jak i informacji szczegółowych dotyczących przykładowo czynności podjętych w celu finalizacji sprawy, przysługują stronie na każdym etapie prowadzonego postępowania. Podobnie jest z uzasadnianiem decyzji – organ zobowiązany jest do wyczerpującego wyjaśnienia przesłanek prawnych oraz innych okoliczności, które brał pod uwagę przy rozpatrywaniu sprawy.
Zgodnie z art. 11 kodeksu postępowania administracyjnego organy administracji publicznej powinny wyjaśniać stronom zasadność przesłanek, którymi kierują się przy załatwieniu sprawy, aby w ten sposób, w miarę możliwości, doprowadzić do wykonania przez strony decyzji bez potrzeby stosowania środków przymusu. Aby było to możliwe niezwykle istotne jest, by decyzja organu odpowiadała wytycznym zawartym w art. 107 § 3 kodeksu postępowania administracyjnego. Zgodnie z treścią tej przesłanki uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej. Uzasadnienie prawne z kolei to wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, wraz z przytoczeniem mających zastosowanie do tej konkretnej sytuacji przepisów prawa.
Warto mieć również na uwadze, że uzasadnienie nie będzie spełniać ustawowych wymogów, jeśli organ nie odniesie się w nich do okoliczności istotnych dla danej sprawy, nie dokona wyczerpującej wykładni przepisów lub jeśli przykładowo nie uwzględni w nim niektórych z zarzutów zgłaszanych przez strony. Wszystkie aspekty, jakie wpłynęły na ostateczny kształt wydanej przez organ decyzji powinny zostać doprecyzowane oraz tak sformułowane, by strony mogły zrozumieć i zaakceptować przesłanki faktyczne i prawne, uwzględnione w toku postępowania – wyjaśnia Robert Tomaszewski z portalu www.grunttozysk.pl. Oznacza to również, zgodnie z wieloma orzecznictwami sądowymi (np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 7 czerwca 2011 r., sygnatura akt: II SA/Kr 524/11), że organ musi także ustosunkować się do zastrzeżeń, jakie zgłasza strona, jeśli ta uzna je za istotne dla sposobu sfinalizowania postepowania – nawet jeśli dokonuje ona niewłaściwej wykładni prawa.
Jedynymi przypadkami, w których organ może odstąpić od uzasadnienia decyzji, jest sytuacja, gdzie decyzja w całości uwzględnia żądanie strony - nie dotyczy to jednak decyzji rozstrzygających sporne interesy stron oraz decyzji wydanych na skutek odwołania. Organ może odstąpić od uzasadnienia decyzji również w przypadkach, w których z dotychczasowych przepisów ustawowych wynikała możliwość zaniechania lub ograniczenia uzasadnienia ze względu na interes bezpieczeństwa Państwa lub porządek publiczny.